DAFO: aplicación online gratuita

Recientemente se publicó en el sitio web de la Dirección General de Industria y PYME (DGIPYME) una nueva herramienta gratuita para emprendedores. Tuve la oportunidad de colaborar en su creación, en mi caso realizando el diseño funcional y gráfico, y las fórmulas que hacen funcionar la herramienta.

Esta aplicación online para la creación de matrices DAFO (también conocidas como FODA o SWOT), ayuda a sacar la “foto” del momento actual de una empresa o proyecto, y a definir estrategias que lo hagan avanzar.

Aplicación para hacer matrices DAFO

Pero un DAFO es una herramienta muy sencilla de utilizar. No necesitamos mucho más que papel y lápiz para llevarla a cabo. Entonces, qué sentido tiene esta aplicación?

Crear estrategias a partir de un DAFO

Un DAFO consiste en agrupar las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades relacionadas con nuestro proyecto. Se trata de un ejercicio de abstracción, sacar la cabeza de los problemas del día a día para favorecer una visión más estratégica que nos permita pensar más a largo plazo.

Matriz DAFO

Suele ser una buena idea involucrar a todo el equipo en este ejercicio, ya que diferentes puntos de vista aportan más profundidad a esta visión “desde lo alto”.

Una vez completado nuestro DAFO, el siguiente paso es crear estrategias que permitan potenciar las fortalezas, superar las debilidades, afrontar las amenazas y aprovechar las oportunidades. ¿Cómo se hace esto? Juntamos diferentes pares de nuestro DAFO para crear distintos tipos de estrategias:

Estrategias DAFO

  • Fortalezas + Oportunidades = Estrategias Ofensivas.- Son estrategias de crecimiento: Buscan relacionar los puntos fuertes internos y externos para mejorar la situación. Ejemplo: Si la empresa es líder en un determinado producto (Fortaleza), y sube la demanda (Oportunidad), se pueden emplear estrategias más agresivas de ventas, promociones, etc.
  • Fortalezas + Amenazas = Estrategias Defensivas.- Son estrategias reactivas: Relacionan los puntos fuertes internos para contrarrestar las amenazas externas. Ejemplo: Si la empresa es líder en un determinado producto (Fortaleza), y baja la demanda (Amenaza), se pueden crear productos nuevos, bajar precios, etc.
  • Debilidades + Oportunidades = Estrategias Adaptativas.- Son estrategias de reorientación: en este sentido, se cambia algún elemento en las debilidades para aprovechar las oportunidades. Ejemplo: Si hay un servicio post-venta deficiente, y se detecta que es algo con gran valor en los servicios que se ofrecen, se puede potenciar y crear una campaña publicitaria para divulgarlo.
  • Debilidades + Amenazas = Estrategias de Supervivencia.- Busca relacionar los puntos débiles internos y externos para conocer la situación de la empresa respecto de la competencia y el mecanismo a utilizar para revertir esta situación. Ejemplo: ante la pérdida de cliente en la empresa y mentenimiento de los mismos en empresas de la competencia, se deberían crear nuevas estrategias de fidelización.

Matriz de estrategias

La aplicación

Al investigar las aplicaciones DAFO existentes, vimos varias carencias, que pueden resumirse en estas dos:

  • No había ninguna aplicación que pudiera utilizar alguien que nunca había hecho un DAFO (se necesitaban ciertos conocimientos básicos, y los resultados a menudo incluían gráficas complicadas de interpretar).
  • No había ninguna aplicación online adaptable para móviles.

El reto era el siguiente: Crear una aplicación sencilla y con la suficiente ayuda como para que alguien que nunca había realizado un DAFO pudiera ponerse a ello, y que funcionara en cualquier dispositivo actual (o al menos, en ordenadores, tablets y móviles). Además, decidimos hacer algo que no hacía ninguna otra aplicación parecida: ayudar a ordenar por prioridad las estrategias una vez creadas.

Resultados tras hacer un DAFO en la aplicación

Resultados tras hacer un DAFO en la aplicación

¿Cómo se hizo el diseño?

Primero mapeé toda la aplicación en papel: Creamos el esquema de todas las pantallas y las vimos en equipo. Se decidió que debían poderse guardar los DAFO creados, por lo que añadimos algunas pantallas más para la gestión de identidades y los diferentes DAFO.

Posteriormente maquetamos estas pantallas en HTML+CSS con el framework Bootstrap, y les dimos funcionalidad con Índigo Studio. Esto nos permitió comenzar a hacer tests de usuario antes de escribir una línea de código. Gracias a esto pudimos eliminar algunas pantallas redundantes y simplificar la aplicación.

Iconos para aplicación DAFO

Los iconos también fueron un desafío: La herramienta debía ser muy visual para que fuera fácil de utilizar, pero resulta complicado ilustrar conceptos como “debilidades” o “estrategias adaptativas”. Además, al parecer no se había hecho nunca, ya que no encontramos ninguna aplicación que utilizara iconos para estos conceptos. Con ayuda de la comunidad y varios tests con usuarios, logramos crear un set de iconos para ilustrar estos conceptos. Puedes ver en más detalle como lo hicimos aquí y aquí.

Luego se comenzó con la programación: Mediante Microsoft Sharepoint se creó toda la funcionalidad, con lo que pudimos comenzar a probar la aplicación en modo “casi real”. Aquí también encontramos nuevas formas de hacer la navegación mas fácil. Haciendo estas pruebas con personas que nunca habían realizado un DAFO entendimos donde necesitaban encontrar ayuda para no sentirse perdidos. Añadimos ejemplos en todas las secciones, porque cuando nunca se ha hecho un DAFO es difícil saber que hay que añadir en cada apartado. También se creó un caso práctico para que pudiera verse todo el proceso de principio a fin.

En conclusión

Es gratificante crear herramientas para quien quiere sacar adelante sus ideas y proyectos. Son tantas las dificultades que cualquier ayuda (y más si es gratuita) en bienvenida. También por la libertad que tuvimos para plantear el mejor modo de hacer un DAFO con una herramienta online. Gracias a la libertad que nos concedió la DGPYME en la concepción de la herramienta, pudimos dar un valor añadido único y crear la herramienta que nos gustaría encontrarnos.

El diseño gráfico de la herramienta también fue divertido: Nos desmarcamos de típico estilo “de empresa” utilizando colores muy saturados e iconos grandes. Que las pantallas fueran simples y con pocos pasos evitaba que el “festival de color” llegara a cansar. La creación del juego de iconos con ayuda de la comunidad fue la guinda en este aspecto: estimulante y de gran ayuda.

Test de usuarios para aplicación DAFO

Ejemplo de guión para test cualitativo de la aplicación

La investigación cualitativa con usuarios ayudó a elevar la calidad de la aplicación. En casi todos los tests encontrámos áreas de mejora que nos ayudaron a eliminar pantallas sobrantes, simplificar procesos, y entender que había que añadir más ayuda de la que se planificó en un principio, lo que redunda en una herramienta que puede utilizar más gente. Aún así, dejamos un espacio para sugerencias que permitirá seguir mejorando en el futuro.

[Ir a la aplicación]

¿Has probado la herramienta? ¿Qué te ha parecido?

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