Trello: el administrador de proyectos definitivo

Para mí se ha convertido en la herramienta número 1, tanto para organizar equipos, como para mi propia gestión de tareas. Si sé cuándo tengo que hacer o entregar algo, uso el calendario de Google, pero muchas veces tienes ideas sobre las que quieres trabajar más adelante, o que no tienen una fecha concreta. Para no perderlas, Trello es su sitio.

Lo mejor de esta herramienta es su versatilidad. En mi caso, ha sustituido a otras más engorrosas (al menos para mí), como Evernote, u otras cosas que antes hacía mediante calendario. Para la gestión de equipos (especialmente si trabajan en remoto, pero también si comparten oficina) es ideal porque aporta un grado mayor de transparencia, al estar todos al corriente de lo que hacen los demás. Pero empecemos por el principio:

¿Qué es Trello?

Trello es una aplicación web (está en la nube) para hacer listas dentro de listas (describiéndola de un modo muy básico). Lo que la hace única, es su versatilidad: A cada elemento de una lista se le puede agregar de todo: otras listas, imágenes, vídeos, documentos, etc. Además, es extremadamente potente para uso colaborativo. Pueden agregarse cualquier número de usuarios, asignar tareas, ponerles fecha límite (tiene su propio calendario, que puedes sincronizar con el de Google), etc.

Se basa en el método Kanban para gestión de proyectos, con tarjetas que viajan por diferentes listas en función de su estado: Así, solemos tener una lista de cosas por hacer (to do, o pendientes), que se están haciendo (doing, o en proceso) o hechas (done, o terminadas). Con este vídeo puedes entender mejor el método Kanban (en menos de cuatro minutos).

Usos de Trello

La lista de usos que pueden darse a esta herramienta es interminable, sólo citaré unos pocos. El más obvio, es para gestión de equipos que trabajan con metodologías ágiles, como SCRUM y familia. Permite el control del proyecto de forma detallada, y que todos los participantes sepan con qué tarea está cada uno.

Pero hay otros muchos usos posibles: por ejemplo, yo lo utilizo para planificarme los posts del blog. En ese tablero sólo tengo tres listas: ideas para publicar, ideas con fecha (cuando ya están en calendario) y publicadas. De este modo no pierdo una idea, ya que aunque no tenga el ordenador delante, tiene su propia app (que va igual de bien que la web), y puedo añadir cosas desde mi smartphone. Como puedes poner cualquier cosa dentro de las tarjetas, si luego encuentro recursos de cualquier tipo que puedan añadirse al post, simplemente los añado a la tarjeta de ese post en cuestión. También añado una lista con los principales epígrafes que ha de tener el post, lo que ayuda a que escriba más organizadamente (o eso intento :).

Esta idea, con más complejidad y multiusuario, la puedes ver en el siguiente vídeo, que explica cómo se organizan para gestionar el proceso de publicación en Amagazine:

Y hay mucho más: La transparencia que se adquiere dentro de una organización trabajando de esta forma, también puede proyectarse hacia afuera, propiciando la participación de la comunidad, involucrándolos en el desarrollo del producto, y aumentando el engagement. Así predica con el ejemplo el equipo de desarrollo de Trello, que mantiene un tablero público con todos los desarrollos proyectados y en progreso, donde cualquier usuario puede apuntarse y opinar, reportar un bug o sugerir mejoras.

Cómo utilizar Trello

La organización básica de Trello es bastante simple: tableros (boards), en los que puedes crear diferentes listas, y dentro de estas listas, tarjetas. Estas tarjetas van cambiando de lista conforme se van realizando o pasan por diferentes fases. Las tarjetas soportan de todo: cualquier tipo de documentación, imágenes, vídeos, listas, comentarios, etc, por lo que sirven también como instrumento de comunicación en grupos de trabajo, acerca de un determinado tema.

Secciones de un tablero de Trello

Secciones de un tablero de Trello

Estas tarjetas pueden asignarse a un miembro del grupo, ponerles fecha de entrega, añadirles etiquetas de colores o stickers (para distinguir en un golpe de vista la categoría de la tarjeta, o si ya está aprobada), etc. Pueden moverse de una lista a otra mediante drag&drop (arrastrar y soltar).

Lo mejor de todo, es que no hay que borrar nada. Cuando se quieren limpiar las tareas realizadas, sólo hay que archivarlas y desaparecen. En cualquier momento puedes ver todos los elementos archivados, y hacer búsquedas. También aplicar diferentes filtros sobre las tarjetas existentes para encontrar una o un grupo.

A partir de aquí, las posibilidades son infinitas. Es una herramienta muy abierta, que permite trabajar de muchas formas diferentes, así que es importante establecer una metodología de trabajo que siga todo el equipo.

UX en Trello

La UX de Trello es una de las cosas que más me ha sorprendido, y cuando he conocido un poco mejor su metodología y tecnologías aplicadas, la sorpresa se ha tornado en admiración. Primero, desde el punto de vista tecnológico: cualquier desarrollador encontrará interesante la amalgama de tecnologías detrás de esta app, que utiliza lo último de lo último (ver en español, o con más detalle en inglés). También el desarrollo de la herramienta se sale de lo habitual. Primero, por la filosofía “default public”, que significa que cualquiera puede saber las mejoras que se están desarrollando en ese momento (mediante su tablero público), y por otra parte, la agilidad del equipo arreglando cualquier problema de la aplicación. Sostienen que arreglan los bugs en horas, en vez de en días, por lo que no necesitan testear a fondo una nueva funcionalidad, ya que su comunidad reporta cualquier error de inmediato, y lo solucionan en el mismo día, así realmente pocos usuarios llegan a experimentar el fallo. Esto lo cuenta con más detalle uno de los fundadores del proyecto.

Accesibilidad en Trello

Solución accesible en Trello: los labels, que son de colores, pueden tener también patrones que permiten distinguirlos a usuarios daltónicos.

Pero hablábamos de UX: Para empezar, te encuentras con una serie de minitutoriales para entender las funcionalidades básicas de la herramienta, que puedes hacer cuando quieras y en cualquier orden. O no hacerlos, porque es tan intuitivo, que en pocos minutos cualquiera puede hacerse con el manejo. Está orientado a la simplicidad, y todo se edita pinchando encima. Encontrar cualquier opción es fácil, porque los menús son cortos y están siempre a mano. Se ve tan simple que puede parecer que ha sido fácil crear esta herramienta, pero no lo es, porque hay mucha más profundidad de lo que parece a simple vista.

La sincronización entre dispositivos va como la seda, y es de destacar el gran trabajo de adaptación de la app para móviles, que permite hacer lo mismo que en la web, casi igual de simple. La interfaz drag&drop ayuda a que la experiencia sea consistente en diferentes dispositivos, y no muestra publicidad propia ni de terceros (a ver cuanto dura), lo que es un detalle teniendo en cuenta que es una app gratuita.

Trello para Startups

Trello es una fuente de inspiración para cualquier startup que quiera crear un producto nuevo. Por su forma de trabajar, por la tecnología utilizada, por su forma de crear comunidad y por su impecable experiencia de usuario. Un producto extremadamente sencillo en apariencia, pero con gran complejidad, resuelta con tecnología y buena planificación. Los creadores, como no, son unos veteranos creando startups, y la gestión del proyecto es digna de estudio en escuelas de negocio. Así que si estás creando un producto digital, fíjate en su ejemplo, y en su metodología de trabajo.

Su API también es una herramienta de engagement para la comunidad, que puede desarrollar sus propias extensiones de la herramienta, y crear nuevas funcionalidades de la aplicación. Yo haría un CRM con Trello, porque no encuentro ninguno con una gran experiencia de usuario :).

Bonus track – Un buen ejemplo de trabajo colaborativo con Trello:

Y por si quieres aprender algunos trucos para sacarle más partido a Trello

1 Comentario

  1. casa carilo

    Vamos a probar utilizarlo para organizar las tareas. La duda que surge es: pueden tener varios usuarios el mismo mail. Hoy en dia hay grupos de trabajo soportador por un mail común, será posible registrar a todos los usuarios bajo el mismo mail?
    agradeceré respuesta.

    Carilo Casa alquiller
    Valeria del mar departamentos

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