Trello: Sácale todo el partido

Trello es un gestor de tareas extremadamente potente, que puede servir para muchas cosas diferentes (ya tratamos unos cuantos usos en un post anterior). Es muy fácil de utilizar, y está para Iphone y Android además de como aplicación web, lo que resulta muy útil para tener todo sincronizado (guarda la información en la nube).

Es muy fácil comenzar a utilizarlo, así podemos gestionar nuestras tareas diarias, o ir guardando toda la información de un proyecto (un poco como Evernote). De hecho, la aplicación es tan simple que es fácil pensar que en unos minutos ya lo dominamos todo. Pero detrás de esa apariencia de simplicidad hay más, mucho más. Te contamos algunos de sus trucos y secretos ;)

Asignación de tarjetas

Donde comienza a verse la potencia real de Trello es cuando gestionamos o participamos en proyectos colaborativos. Poder ver en qué estado está cada punto de un proyecto, quién está con qué tarea, las fechas de entrega de todo, etc. Trello tiene su propio calendario, que además puede sincronizarse con el de Google, y cualquier tarjeta puede tener una fecha límite (en el menú a la derecha de la propia tarjeta, la opción “due date”). De este modo, podemos asignar tareas a otros y ponerles fecha límite, o autoasignarnos cosas.

Asignación de tareas en Trello

En esta pantalla veremos todas las tareas que tenemos asignadas en Trello

Proyectos colaborativos: ¡Organización, por favor!

Lo que está claro que hace falta en este tipo de proyectos es un mínimo de organización, Trello es una herramienta muy completa y permite hacer las mismas cosas de muchas formas, por lo que conviene establecer algunas normas para todos los que colaboren en el proyecto:

  • ¿Quién asigna las tareas? En algunos proyectos las diferentes personas se autoasignan tareas, en otros hay uno o varios coordinadores. Si esto no está claro, podemos encontrarnos con tareas que no se hacen o personas sin ocupación.
  • ¿Quién mantiene cada tablero? ¿En qué momento se archiva una tabea? ¿Quién puede crear nuevas tarjetas?
  • ¿Cómo se van a utilizar las etiquetas (labels)? Pueden servir para resaltar la urgencia de una tarea, para definir si una tarjeta es informativa o una tarea, edc.
  • Etc…

Si estamos asignados a una tarjeta (porque debemos hacer algo con ella) nos llegará una notificación. Una vez resuelto, podemos desasignarnos de esta tarjeta, o dejar que lo haga quien coordine este tablero. Esto hará que dejen de llegarnos notificaciones (quizá nosotros hemos terminado, pero hay otra persona que tiene que hacer otra cosa sobre esta tarjeta). Si queremos estar enterados de lo que ocurre con esta tarjeta, aunque no la tengamos asignada, podemos suscribirnos (también en el menú a la derecha de la propia tarjeta). De esta forma, nos llegarán notificaciones aunque ya no estemos asignados.

Puedes ver más sobre cómo organizar el trabajo en equipo con Trello en este vídeo de Freeworkingtv.

Markdown

Trello permite el Markdown en sus tarjetas, con lo que tenemos bastantes opciones para dar formato. Aquí la web oficial del proyecto Markdown.

Algunos ejemplos:

# títulos H1
## títulos H2 
### títulos h3
- Elemento de lista no ordenada (con bullets, o bolitas :)
- Otro elemento de lista no ordenada
1. Lista ordenada (numerada)
2. Otro elemento de lista ordenada

Backtics (tilde invertida): si pones tres antes y después de un bloque de código, lo marcará para distinguirlo del texto normal (facilitando el copiar y pegar)

```
Mete el código que quieras aquí...
```

Hay que decir que los titulares sólo funcionarán en la descripción de la tarjeta, pero casi todo lo demás funciona en los comentarios.

Emojis

Los emojis están en todas partes. Los conocimos con las aplicaciones de mensajería, y gracias a Whatsapp todo el mundo sabe lo que son. Se utilizan mucho porque en un mensaje de sólo texto, a veces se pierden matices importantes relacionados con el tono, la intención…

emojis, emoticonos en trello

Emojis, ¡qué divertidos! }:-)>

En Trello también tenemos emojis, y sí, también en el menú de la derecha al abrir una tarjeta. Pero no sale una lista para escoger como en Whatsapp, hay que poner el nombre del emoji… ¿Y cómo se llama el emoji que estoy buscando? Pues para eso los tienes todos en esta hoja :)

Integración con Google Drive y Dropbox

Subir un determinado archivo o imagen a Trello es tan simple como arrastrar desde tu escritorio y soltar, pero además, puedes acceder fácilmente a tus archivos en Drive o Dropbox conectándolos a tu cuenta de Trello. ¿Desde donde? Desde el menú a la derecha en cualquier tarjeta (attachment). También puedes enlazar un documento que hayas encontrado en internet, simplemente copiando la dirección del archivo.

Reportes e informes

Si gestionamos proyectos con Trello, y especialmente si nuestro cliente puede acceder y ver el tablero del proyecto (casi siempre es una gran idea), quizá nos pida informes para saber cuánto se dilató un detalle del proyecto, o quizá queramos saber quienes sacan adelante sus tareas sin problemas y a quién le está costando más. Para esto tenemos reportsfortrello.com. Sólo hay que conectarla con nuestra cuenta de Trello, elegir qué quieres monitorizar y sobre qué tableros, y… Voilá! Te dice cuanto tiempo ha estado cada tarjeta en un determinado tablero, y podemos exportar los datos en CSV para llevarlo a nuestra hoja de cálculo y crear bonitos gráficos. O también podemos crear los gráficos desde www.chartbreeze.com. Esta sí es de pago, pero puedes probarla un par de semanas gratis.

También hay otras herramientas para monitorizar el tiempo, como Harvest o Boardtrail.

Proyectos públicos

Una de las cosas que hacen grande a esta aplicación es la facilidad con la que se pueden crear proyectos públicos y colaborativos a gran escala. Trello hace ejemplo con esto, ya que las nuevas funcionalidades se debaten en un tablero público, donde se puede ver en qué estado de desarrollo está cada novedad. Por lo tanto, puede ser una gran herramienta para mejorar la comunicación con los clientes u otros stakeholders. De hecho, tiene la funcionalidad de poder votar las tarjetas (se activa en el menú de la derecha del tablero, en “power-ups”) por lo que se puede obtener feedback rápidamente sobre qué ideas interesan más.

Y aún quedan cosas en el tintero…

En un artículo anterior, comentaba que Trello podría ser un gran marco para un CRM. La funcionalidad de la aplicación queda lejos de las necesarias para un CRM, pero se ha hecho algún avance. ¿Sabías que cada tablero de Trello tiene su propia dirección de email, por lo que puedes enviar datos directamente a una tarjeta? Esto significa que las respuestas de un formulario podrían aparecer directamente en tarjetas de Trello… Esto no lo convierte en un CRM, pero… tiempo al tiempo :)

Bonus track

Quizá alguna vez has querido compartir una captura de un tablero de Trello, pero no quieres que se vea el contenido de las tarjetas. Pues también han pensado en esto: hay un bookmarklet (hay que arrastrar el enlace sobre la pestaña donde tenemos abierto Trello) que difumina el texto de todas las tarjetas. Una vez hecha la captura de pantalla, se actualiza la página y todo vuelve a verse como antes.

Para saber más

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